Toelatingen en vergunningen

Openbare evenementen of festiviteiten moeten minstens twee maanden vooraf aan het gemeentebestuur worden gemeld. Tot voor kort gebeurde dit steeds door het invullen van een papieren meldingsformulier. Om het gebruiksgemak te verhogen stapte het gemeentebestuur in op het digitaal platform RIHO – SEAS. Dit platform zal vanaf 1 juli 2016 volledig het papieren meldingsformulier vervangen. Via de uniforme aanmelding van een evenement kan je automatisch diverse toelatingen en vergunningen bekomen die voor je evenement van toepassing zijn. Ook kan je de veiligheidsaspecten van je evenement regelen. 

Wat is RIHO-SEAS ?

De politiezone RIHO (Roeselare, Izegem, Hooglede) heeft een webtool ontwikkeld waarmee organisatoren een evenement makkelijk kunnen melden. Via de tool RIHO SEAS - een afkorting van ‘Smart Event & Action System’ - kan de organisator in één keer de gegevens van het evenement invoeren in een databank die toegankelijk is voor alle hulpdiensten. Ander voordeel: voor evenementen die de gemeentegrenzen overschrijden, zoals een wielerwedstrijd, kan de melding meteen voor alle gemeenten gebeuren die bij RIHO SEAS zijn aangesloten. Naast Roeselare, Izegem, Hooglede zijn dat op dit moment Lichtervelde, Staden, Langemark-Poelkapelle, Moorslede, Zonnebeke, Wervik, Poperinge en De Haan.

Welke activiteiten moet ik melden ?

Wanneer je activiteit voldoet aan één of meerdere van onderstaande voorwaarden ben je verplicht je activiteit te melden via RIHO-SEAS :

1. activiteiten waar meer dan 100 personen bij betrokken zijn (toeschouwers én deelnemers)

2. activiteiten die afwijken van het zonaal politiereglement (zie www.langemark-poelkapelle.be/meest gevraagd /zonaal politiereglement)

3. activiteiten waarvoor je het openbaar domein inneemt (vb rommelmarkt, verkeersvrij maken straten, parkeerverbod, …).

Let op : Meld je activiteit minimum 2 maanden vooraf !!!

Hoe moet ik mijn activiteit melden ?

1. Ga naar de webapplicatie van RIHO-SEAS

2. Doorloop het volledige formulier en vul zo gedetailleerd mogelijk in. Heb je hulp nodig bij het invullen, dan kan je hier de handleiding raadplegen (pdf, 3.0 MB).

3. Via mail krijg je een code waarmee je kan verder werken aan je melding of wijzigingen kan aanbrengen .

Let op : Je melding indienen wil niet automatisch zeggen dat je activiteit werd goedgekeurd door het gemeentebestuur. Na het indienen moet je activiteit nog een gans proces doorlopen. Pas na goedkeuring door het gemeentebestuur krijg je de nodige machtigingen.

Wat met tombola's, huis-aan-huis-verkoop, flyeren en het organiseren van een speelstraat?

Wanneer je een tombola organiseert, heb je hiervoor toestemming nodig van het College van Burgemeester en Schepenen.

Organiseert je een huis-aan-huis verkoop (vb van steunkaarten, ontbijtpakketten, ...) of wil je flyeren, dan heb je toestemming van de burgemeester nodig.

Speelstraten ....

Met welke regelgeving moet ik rekening houden als ik een evenement organiseer ?

In het zonale politiereglement staan heel wat zaken die specifiek van toepassing zijn op  verenigingen en evenementen. We zetten de belangrijkste even op een rijtje !

1. De zonale verordening regelt de omgang op openbaar domein. Verenigingen dienen ervoor te zorgen dat zij, bij het organiseren van een stoet, optocht, evenement of manifestatie over een machtiging van de burgemeester beschikken. De aanvraag hiervan kan via SEAS, het digitale programma voor evenementen. 

2. Nieuw is dat ook voor het houden van collectes, deur-aan-deur verkoop en verkoop van steunkaarten een machtiging nodig is. Op die manier kan eventueel bedrog bij deur-aan-deur verkoop worden vermeden.  Voor het houden van een tombola, is een vergunning nodig van het college van burgemeester en schepenen. Tombola’s zijn immers verboden op het Belgische grondgebied. Zij kunnen wel worden toegelaten als de opbrengst bestemd is voor daden van godvruchtigheid of weldadigheid (de wet dateert dan ook van 1851), de aanmoediging van de nijverheid of een ander doel van algemeen nut. Het college oordeelt of uw tombola aan deze voorwaarden voldoet. Indien loten worden verkocht over meerdere gemeenten, dan is de bestendige deputatie van de provincie bevoegd.

3. Wil je op je evenement barbecuetoestellen, frietkramen of andere, aanverwante standen plaatsen, dan moet er voldoende afstand zijn tot gebouwen of infrastructuur. Ook deze zaken dienen te worden vermeld, op het meldingsformulier.

4. Als vereniging kan je het openbaar domein reserveren voor je activiteit of manifestatie. Je krijgt hiervoor een vergunning “exclusiviteit gebruik openbaar domein” van het college van burgemeester en schepen. Met een dergelijke vergunning ben je verantwoordelijk op het gereserveerde stuk openbaar domein, ook voor eventuele standhouders. Jij geeft, als organisator, toestemming voor het plaatsen van verkoopstanden, publiciteitsstanden, marktkramen, eetkramen, terrassen en andere voorzieningen en zorgt voor de nodige verzekeringen.

5. Reclame en publiciteit aan openbare wegen is verboden. Wel kan gebruik gemaakt worden van de infokaders langs de infowegen. Hiertoe dient de vereniging een bord binnen te brengen met de afmetingen : H39cm, L240cm en dikte 1,8cm. Het reglement vind je op de website www.langemark-poelkapelle.be (klik op ontspannen). Reclame maken op privaat domein kan wel, mits je het akkoord hebt van de eigenaar en je de zichtbaarheid en veiligheid op het openbaar domein niet belemmert. Voor bepaalde vaste constructies is een bouwvergunning nodig. Informeer je hierover bij het gemeentebestuur!

6. Voor het hangen van spandoeken op openbaar domein is eveneens een toelating van de burgemeester nodig. Er dient een hoogte te worden gerespecteerd van 4,5 meter boven de rijweg. In Langemark-Poelkapelle is het moeilijk om wegen te vinden waar voldoende hoogte wordt gehaald om spandoeken op een veilige manier te hangen.

7. Kampvuur op openbaar domein is verboden, tenzij je beschikt over een vergunning van de burgemeester. In elk geval dient het vuur op een afstand van meer dan 100 meter van gebouwen of infrastructuur te worden aangelegd. Ook op privaat domein dienen de regels te worden gevolgd en heb je een vergunning van de burgemeester nodig.

8. Wil je op een evenement alcoholische dranken verkopen om de kas te spijzen? Hou er rekening mee dat – 18jarigen geen sterke dranken mogen drinken en dat gegiste alcoholische dranken verboden zijn voor -16-jarigen. Als organisator ben jij hiervoor verantwoordelijk. Wil je toch sterke dranken schenken, dan is je evenement niet toegankelijk voor -16-jarigen. In elk geval heb je dan ook een vergunning sterke dranken nodig. 

9. In de zalen van de gemeente en op de website, staat steeds aangegeven hoeveel personen maximaal worden toegelaten. Dit wordt berekend op basis van het aantal vierkante meter vrije vloeroppervlakte en het aantal centimeter in- en uitgangen van de zalen. Plaats je podia, stoelen, tafels of andere decoratie, dan moet je deze vierkante meters in mindering brengen bij de berekening van het totaal aantal toegelaten personen. Deze beperkingen hebben te maken met de brandveiligheid en evacuatie uit gebouwen. 

10. Bij fuiven, feesten en evenementen wordt ook beveiliging gevraagd: 2 security vanaf 250 aanwezigen en per 250 bezoekers daarboven, een security extra. De namen van de beveiliging dienen te worden doorgegeven aan de politie. Dit kan vanaf 1 juli ook digitaal via SEAS. De beveiliging mag bestaan uit mensen verbonden aan de vereniging. Zij moeten 18+ zijn en over een attest van goed gedrag en zeden beschikken.

11. Bij het organiseren van fuiven, feesten en evenementen, dien je als organisator erover te waken dat de buurt geen geluidsoverlast ervaart. In het gebouw mag je een maximaal geluidsniveau van 95 db(A) halen. Wil je zeker zijn dat je DJ zich aan het toegelaten geluidsniveau houdt? Dan kan je een geluidsmeter huren bij het gemeentebestuur. In een gebouw dient de muziek vanaf 3u00 te worden afgebouwd en vanaf 4u00 te worden stopgezet. In een tent dient de muziek vanaf 2u00 te worden afgebouwd en vanaf 3u00 te worden stopgezet. In open lucht is dit nog een uurtje vroeger.

Meer info over het zonale politiereglement ?