Communicatie en promotie

Een activiteit organiseren vraagt heel wat planning !  Je haalt zeker en vast veel voldoening uit je activiteit als er veel volk aanwezig is of je je doelstellingen bereikt hebt.  Promotie en communicatie is dan ook heel belangrijk...

Je activiteit aankondigen in het gemeentelijk infoblad "Infoflash" en de gemeentelijk UiT-kalender

5 x per jaar ligt de Infoflash in alle brievenbussen van Langemark-Poelkapelle.  Achteraan wordt er steeds een UiT-kalender gepubliceerd waar ook plaats is voor jouw activiteit en evenement.  Een van de voorwaarden hiervoor is dat de activiteit georganiseerd wordt door een vereniging, en niet door een privépersoon.  Je activiteit moet ook publiek toegankelijk zijn : een privéfeest of ledenvergadering kan dus niet opgenomen worden.

Je activiteit doorgeven voor de Infoflash gebeurt digitaal via www.uitinvlaanderen.be.  Via deze webapplicatie komt je activiteit niet alleen in de Infoflash, maar ook op de gemeentelijke website, onder de rubriek UiT in Langemark-Poelkapelle. 

Weet je niet zeker of je activiteit thuishoort in de UiT-databank, dan kan je hier de regels nalezen.
Heb je wat hulp nodig om je activiteit in te geven, dan kan je hier de handleiding downloaden (pdf, 1.1 MB)

Deadlines voor het ingeven van je activiteiten in de UiT-databank :

Editie Infoflash

Deadline voor het ingeven van je activiteit

Verspreiding van de Infoflash

februari - maart

1 januari

laatste week van januari

april - mei

1 maart

laatste week van maart

juni - juli - augustus

1 mei

laatste week van mei

september - oktober

1 augustus

laatste week van augustus

november - december - januari

1 oktober

laatste week van oktober

Plaatsen van promotieborden langs de openbare weg

Het nieuwe zonale politiereglement is duidelijk : het is verboden aanplakbrieven aan te brengen en enig ander visueel of auditief reclame- of publiciteitsmiddel te gebruiken op openbare wegen en plaatsen of aan openbare gebouwen. 
Wat mag wel ?

  • Plaatsen van publiciteit op privé grond met toestemming van de eigenaar.  Deze reclame- of publiciteitsmiddelen moeten uiterlijk 5 werkdagen na het evenement verwijderd worden. Niet naleving hiervan kan bestraft worden met een administratieve geldboete van € 50 tot € 100.
  • Je activiteit aankondigen via de rasterborden aan de invalswegen.  In ieder dorp staat er een gemeentelijke infokader (5 in totaal) waarin infoborden kunnen geplaatst worden door het gemeentebestuur, het OCMW en de plaatselijke verenigingen.
    • Langemark : binnenrijden Boezingestraat vanuit Boezinge
    • Poelkapelle : vluchtheuvel Brugseweg bij binnenrijden van uit Westrozebeke
    • Bikschote : binnenrijden Bikschotestraat
    • Madonna : binnenrijden Madonna van uit de Houthulstseweg
    • Sint-Juliaan : centrum Sint-Juliaan nabij monument gesneuvelden
  • Om van deze infokaders gebruik te maken, dient onderstaand reglement te worden gevolgd.

    Artikel 1 : Wie kan er gebruik van maken

    De infokaders mogen enkel gebruikt worden door plaatselijke verenigingen of organisaties van onze eigen gemeente.

    Artikel 2 : Hoe aanvragen 

    Vooraf dient een aanvraag te gebeuren d.m.v. het digitaal aanvraagformulier of d.m.v. een formulier dat te verkrijgen is bij het onthaal in het gemeentehuis.

    Daarbij worden volgende gegevens ingevuld: 

    • naam van de vereniging of organisatie
    • naam en contactgegevens van de verantwoordelijke
    • naam en soort van de activiteit
    • datum van de activiteit
    • in welk(e) dorp(en) de borden moeten hangen (Bikschote, Langemark, Madonna,Poelkapelle en/of Sint Juliaan)
    • vermelding of het een eenmalige of weerkerende activiteit betreft per werkjaar
    • vermelding van de gegevens die op het infobord worden vermeld
  • Artikel 3 : Afmetingen en uitzicht

    Borden hebben volgende afmetingen: H=39cm, L=240cm en dikte 1.5cm. Het is niet toegestaan iets anders aan de infokaders te bevestigen.

    Artikel 4 : Brengen en terughalen

    De borden worden, na afspraak met de verantwoordelijke van de uitleendienst (0478/559 515) afgeleverd aan de gemeentelijke technische werkplaats en worden door de gemeentediensten opgehangen, max. 1 maand op voorhand en ook door de gemeentediensten weggenomen, ten laatste 1 week na datum. Daarna moeten de eigen borden terug opgehaald worden in de gemeentelijke technische werkplaats binnen een periode van een maand t.o.v. de datum van de activiteit. Indien niet, worden ze eigendom van het gemeentebestuur.

    Artikel 5 : Aantal

    Er is plaats voor 4 borden per infokader. Indien er meerdere aanvragen zijn telt de volgorde van indienen.  Aankondigingen van het gemeentebestuur of OCMW hebben steeds voorrang.

    Artikel 6 : Aansprakelijkheid

    Het gemeentebestuur van Langemark-Poelkapelle kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor beschadigingen, diefstal of misbruik van de infoborden.

    Artikel 7 : Wat kan niet

    Volgende zaken zijn uitgesloten:

    • Publiciteit op deze borden zoals sponsoring of politieke reclame of informatie.
    • Frequent voorkomende activiteiten of competities.
    • Borden met teksten of afbeeldingen die indruisen tegen de openbare orde en de goede zeden of tegen andere wettelijke bepalingen.
  • Artikel 8 : Wat bij niet naleven

    Bij niet naleven van het reglement worden de borden weggehaald en eigendom van de gemeente.

    Artikel 9 : Besluit gemeenteraad

    Dit reglement werd ter goedkeuring voorgelegd in de gemeenteraad van 31/08/2009.

Flyeren 

Wil je op de openbare weg strooibriefjes uitdelen, dan heb je hiervoor toestemming nodig van de burgemeester.  De houder van deze vergunning moet ervoor zorgen dat alle weggeworpen strooibriefjes op de openbare weg of plaats binnen een straal van 100 meter van het verdeelpunt worden opgeruimd.  Het is verboden om op de openbare weg of plaats strooibriefjes, andere reclamedrukwerk of andere reclamevoorwerpen achter de ruitenwissers van voertuigen te plaatsen of op een andere manier aan een voertuig aan te brengen. 

Pers

Als vereniging of organisatie wens je ongetwijfeld dat je evenement een succes wordt.  Een goed contact met de (lokale) pers kan hierbij al een grote hulp zijn.  Download hier de lijst van de persmedewerkers in jouw buurt. (vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet, 19.3 kB)