Melden van activiteiten en/of evenementen

Ook evenementen en activiteiten blijven overschaduwd door het coronavirus. We worden hierbij geconfronteerd met steeds wijzigende wet- en regelgeving. Iedereen, zowel organisator als deelnemer, dient het nodige te doen om een veilig verloop van evenementen/activiteiten te garanderen.  

We weten dat het op dit ogenblik niet evident is om zeker te zijn wat kan/mag en op welke manier dit veilig kan verlopen.
De overheid legt ook de nodige richtlijnen op zodat elke organisator bewust omgaat met de organisatie van een coronaproof-evenement en/of activiteit. Diverse (sector)protocollen bieden ook een houvast en streven naar een uniforme manier van aanpak.

Daarnaast zijn we er ons van bewust dat de wetgeving een stuk meer administratie oplegt. Toch wil het lokaal bestuur niemand ontmoedigen om terug op te starten met activiteiten en evenementen. Uiteraard gaat veiligheid voorop, het organiseren van een activiteit en/of evenement brengt heel vaak mensen uit verschillende bubbels bij elkaar. 
Het is dus ten sterkste aangeraden om in de voorbereidingen goed na te denken over de organisatie en welke risico's en verantwoordelijkheden hierbij komen kijken. 

Om alles toch in goeie te banen laten leiden en wat tegemoet te komen aan de vele vragen binnen de verenigingen ontwikkelden we een werkflow, waarin het evenementenloket een ondersteuning biedt. Hou er wel rekening mee dat deze werking ook steeds bijgestuurd kan/moet worden bij wijzigende maatregelen.

Steeds terugkerend is de opmaak van een draaiboek, die ten allen tijde sterk aangeraden is. Deze zijn voor bepaalde activiteiten/evenementen zelfs verplicht in te dienen om een goedkeuring te bekomen.

Procedure

1. Algemene richtlijnen

Volgende richtlijnen dienen steeds in acht te worden genomen bij alle activiteiten en/of evenementen die je organiseert.

  1. Algemene basisregels (afstand, mondmaskers, hygiënische voorschriften,...)
  2. Horecaprotocol 
  3. Sectorprotocollen

Voor heel wat activiteiten en/of evenementen heb je een voorafgaande toelating nodig.
Vaak verloopt er wat tijd tussen de aanvraag, de toelating en de effectieve aanvang van de activiteit.
Niemand kan voorspellen hoe het coronavirus en de bijhorende maatregelen zullen evolueren, als organisator dien je steeds rekening te houden met recente wijzigingen en eventuele verplichte annulatie van de activiteit.
Vandaar kan het zijn dat je als organisator gevraagd wordt om ons recente (aangepaste) documenten te bezorgen. bv. een recente versie van het draaiboek, een nieuw CERM-document.

2. Niet-publiek toegankelijke activiteiten/evenementen

Denk hierbij aan private feesten en activiteiten in club-/verenigingsverband.

Wanneer deze activiteiten plaatsvinden in een gemeentelijke zaal, dien je in het bezit te zijn van een goedgekeurd draaiboek.

Deze goedkeuring bekom je door een draaiboek te bezorgen via het digitaal loket.


Geraak je moeilijk op weg voor de opmaak van een draaiboek? Je kan een sjabloon downloaden onderaan deze pagina.

3. Publiek toegankelijke activiteiten

3.1 Activiteiten/evenementen - categorie I

Dit zijn activiteiten en/of evenementen die publiek toegankelijk zijn en

  • minder dan 100 aanwezigen verwachten (toeschouwers én deelnemers)
  • geen inname openbaar domein vereist (bv. optocht, rommelmarkt,...)
  • niet afwijken van het zonaal politiereglement.

Wanneer deze activiteiten plaatsvinden in een gemeentelijke zaal, dien je in het bezit te zijn van een goedgekeurd draaiboek.

Deze goedkeuring bekom je door een draaiboek te bezorgen via het digitaal loket.
Geraak je moeilijk op weg voor de opmaak van een draaiboek? Je kan een sjabloon downloaden onderaan deze pagina.

3.1 Activiteiten/evenementen - categorie II

Dit zijn activiteiten en/of evenementen die publiek toegankelijk zijn en

  • meer dan 100 aanwezigen verwachten (toeschouwers én deelnemers) en/of
  • inname openbaar domein vereist is (bv. optocht, rommelmarkt, verkeersvrij maken van straten,...) en/of
  • afwijken van het zonaal politiereglement.

Ongeacht waar de activiteit doorgaat (privédomein / openbaar domein / gemeentelijke zaal) heb je een toelating nodig in de vorm van een burgemeesterbesluit.
Mogelijks heb je ook bijkomende vergunningen nodig (bv. vergunning schenken sterke drank).

Deze activiteiten en/of evenementen worden verplicht gemeld via RihoSeas.

  • CERM-document:
    Via de website www.covideventriskmodel.be kan je inloggen en de risicomatrix doorlopen. Op het einde van de tool krijg je een kleurcode (groen/oranje/rood) en kan je een "aanvraagdocument" downloaden.
    Dit document hebben we als lokaal bestuur nodig voor de goedkeuring van je evenement. Stop dit als bijlage bij je aanvraag via RihoSeas.

  • Draaiboek:
    Verwerk de richtlijnen die je aangaf te volgen in het CERM-document zo concreet mogelijk in de vorm van een draaiboek. 
    Geraak je moeilijk op weg voor de opmaak van een draaiboek? Je kan een sjabloon downloaden onderaan deze pagina.
    Stop het draaiboek als bijlage bij je aanvraag via RihoSeas.

  • RihoSeas:
    Het digitaal platform RihoSeas bereik je via deze link.
    Vul je activiteit zo grondig en volledig mogelijk in. Je kan ook bijlagen toevoegen (parcours, signaalgevers, verzekeringsattesten,...). 
    Verplichte bijlagen: CERM-document en draaiboek.

Wanneer het evenement werd goedgekeurd, ontvang je als aanvrager het burgemeesterbesluit en het eventuele tijdelijke politiereglement.

Meer info

Aanmelden van een evenement: RIHO-SEAS