Melden van evenementen (RIHO-SEAS)

Openbare evenementen of festiviteiten moeten minstens twee maanden vooraf aan het gemeentebestuur worden gemeld. Om het gebruiksgemak te verhogen stapte het gemeentebestuur in op het digitaal platform RihoSeas. Via de uniforme aanmelding van een evenement kan je automatisch diverse toelatingen en vergunningen bekomen die voor je evenement van toepassing zijn. Ook kan je de veiligheidsaspecten van je evenement regelen. 

Regelgeving

1. RihoSeas

Wanneer je activiteit voldoet aan één of meerdere van onderstaande voorwaarden ben je verplicht je activiteit te melden via RihoSeas :

  • activiteiten waar meer dan 100 personen bij betrokken zijn (toeschouwers én deelnemers), ook indien dit op privédomein doorgaat
  • activiteiten die afwijken van het zonaal politiereglement 
  • activiteiten waarvoor je het openbaar domein inneemt (vb rommelmarkt, verkeersvrij maken straten, parkeerverbod, …).

Vul je activiteit zo grondig en volledig mogelijk in. Je kan ook bijlagen toevoegen (parcours, signaalgevers, verzekeringsattesten,...).
Vanaf nu is het ook verplicht om het CERM-document toe te voegen als bijlage in RihoSeas.

Let op : Meld je activiteit minimum 2 maanden vooraf !!!

2. CERM-document

Vanuit de overheid werd het “COVID EVENT RISK MODEL” ontwikkeld, deze is beschikbaar via: www.covideventriskmodel.be
Er is op deze website zelf heel wat uitleg te vinden omtrent het gebruik en toepassing van dit model.

Nadat je bent ingelogd kan je de matrix doorlopen. Je geeft hierbij de gegevens van het evenement in, maar ook de Corona-maatregelen die je zal nemen.
Op het einde van de tool, krijg je een kleurcode.

  • GROEN = je kan je evenement aanvragen aan het lokaal bestuur via RihoSeas
  • ORANJE = je zit in een risicozone en krijgt tips waar je nog bepaalde dingen kan aanpassen om alsnog groen te bekomen. Je kan alvast de aanvraag voor je evenement indienen in RihoSeas, maar de goedkeuring voor het evenement is wel pas geldig bij een groen label.
  • ROOD = je evenement is te risicovol en kan niet aangevraagd worden.

Alle scans die je maakt worden bewaard op je account van de website. Zo kan je ze steeds bekijken en/of aanpassen. Je kan ook het “aanvraagdocument” downloaden. Dit document hebben we als lokaal bestuur nodig voor de goedkeuring van je evenement. Stop dit als bijlage bij je aanvraag via RihoSeas.

3. Goedkeuring

Wanneer het evenement werd goedgekeurd, ontvang je als aanvrager het burgemeesterbesluit en het eventuele tijdelijke politiereglement.
Dit is vaak nog even vóór de aanvang van de activiteit. Ook het lokaal bestuur kan niet voorspellen hoe het Covid-19-virus en de bijhorende maatregelen zullen evolueren.

Vandaar:

  • Moet je als organisator nogmaals een recent CERM-document bezorgen aan het lokaal bestuur. 
    • Dit CERM-document moet ingediend worden uiterlijk 1 werkdag vóór de activiteit en mag niet ouder zijn dan 10 dagen.
      VB : je activiteit gaat door op 13 september.  Je maakt dus tussen 3 september en 11 september een nieuw CERM-document aan en stuurt dit door naar de dienst Evenementen.
    • Dit CERM-document moet een groen label hebben, zoniet vervalt de goedkeuring en kan het evenement niet doorgaan.
  • De organisator moet steeds rekening houden met de maatregelen en sectorprotocollen omschreven in de ministeriële besluiten. Let hierbij op dat je steeds de recentste versie bekijkt.

Het lokaal bestuur hoopt op de verantwoordelijkheidszin, de medewerking en het begrip bij alle organisatoren.


Meer info

Aanmelden van een evenement: RIHO-SEAS