Wie kan materiaal uitlenen?
Het lokaal bestuur van Langemark-Poelkapelle is eigenaar van diverse materialen die gratis uitgeleend worden aan:
- erkende verenigingen en feestcomité's binnen de gemeente Langemark-Poelkapelle
- eigen diensten van het lokaal bestuur
- scholen van Langemark-Poelkapelle
- verenigingen die een activiteit organiseren met een belangrijke uitstraling die de gemeentegrenzen overschrijft en/of met een bijzonder grote bezoekersopkomst (vb organisatie van een Belgisch kampioenschap, groot optreden, ...)
Als particulier kan je geen gebruik maken van het materiaal en er wordt ook niets uitgeleend voor activiteiten die georganiseerd worden buiten de gemeentegrenzen. In uitzondering kan er wel materiaal uitgeleend worden aan omliggende gemeentebesturen.
Welk materiaal is er beschikbaar?
Het meeste materiaal wordt door de uitleendienst gebracht en opgehaald op een afgesproken plaats.
- De plaats van levering en van ophaling is dezelfde.
- Het materiaal wordt geleverd tijdens de werkuren en niet op zaterdagen, zondagen en feestdagen. Een uitzondering op deze regel dient uitdrukkelijk toegelaten te worden door het college van burgemeester en schepenen.
- Het materiaal wordt niet buiten de grenzen van Langemark-Poelkapelle geleverd.
* Vlaggen en technisch materiaal (geluidsinstallaties, beamers, projectiescherm en geluidsmeter) moeten zelf opgehaald worden. Waar en wanneer je dit ophaalt, wordt afgesproken met een medewerker van de uitleendienst.
Alle materialen kunnen zowel binnen als buiten gebruikt worden.
- Gebruik je iets in open lucht, dan ben je als organisator verplicht om de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om schade, diefstal of verlies te voorkomen.
- Je neemt ook alle veiligheidsmaatregelen in acht en gebruikt de uitgeleende materialen enkel waarvoor ze dienen.
- Als ontlener mag je geen materiaal uitlenen of verhuren aan derden.
De materialen worden ontleend voor een periode van maximaal 7 dagen per evenement.
Hoe vraag je materiaal aan?
Alle boekingen gebeuren via http://reservaties.lp.be.
Volg de handleiding: handleiding boek feestmateriaal1017,2 Kb(pdf)
Let op:
- Doe je aanvraag minimum 14 dagen voor je activiteit door gaat. Aanvragen minder dan 14 dagen op voorhand worden automatisch geweigerd.
- Het toekennen van materiaal gebeurt op basis van beschikbaarheid van het materiaal en personeel van de uitleendienst.
- De aanvragen worden prioritair behandeld volgens de datum waarop deze worden ingediend. Ga er nooit van uit dat jouw vereniging 'verworven rechten' heeft op een datum of materiaal.
- De uitleendienst stuurt je een bevestiging van het materiaal dat voor jouw organisatie gereserveerd is.
- Heb je technische materialen (geluidsinstallatie, beamer, projectiescherm of geluidsmeter) gereserveerd, dan krijg je ook een waarborgfactuur. De waarborg moet 8 dagen voor je activiteit op rekening van het lokaal bestuur gestort zijn: BE83 0960 0023 2215 met vermelding van het referentienummer. Deze waarborg kan niet cash betaald worden. De waarborg wordt teruggestort op het rekeningnummer van de aanvrager binnen de maand na het evenement, na correcte teruggave van het materiaal.
- Gaat je activiteit niet door, breng dan de uitleendienst hiervan 7 dagen op voorhand op de hoogte.
Wat met schade, verlies of diefstal?
Van de organisator wordt verwacht dat hij/zij vóór én na de activiteit een checklist invult om het materiaal te controleren. De checklist is een kleine moeite en zorgt er voor dat beschadigd of vuil materiaal niet verder uitgeleend wordt. Wordt het materiaal door de uitleendienst opgehaald na je evenement? Dan moet het geordend, gepoetst en op dezelfde plaats klaar staan voor ophaling.
Vul de checklist in: Checklist feestmateriaal
Als gebruiker wordt verwacht dat je zorg draagt voor het uitgeleende materiaal. Eventuele beschadiging, diefstal of verlies vallen dan ook volledig ten laste van de ontlener. Is het materiaal onherstelbaar of verloren, dan wordt een tarief van nieuwwaarde aangerekend (zie tabel hierboven).
Kan het materiaal hersteld worden, dan betaal je als organisator de herstelkosten die door de uitleendienst worden doorgerekend. Bij vergoedingen van schade, verlies of diefstal wordt een factuur opgemaakt door het lokaal bestuur. De betaling gebeurt binnen een termijn van 30 dagen.
Wat met misbruik?
Bestel enkel het materiaal dat je denkt nodig te hebben. Indien wordt vastgesteld dat je vereniging herhaaldelijk veel meer materiaal aanvraagt dan dat er daadwerkelijk wordt gebruikt, kan er een bedrag tot € 250 worden aangerekend.
Als blijkt dat een of meerdere verklaringen van de ontlener onvervulbaar of onjuist zijn, of indien een of meerdere facturen onbetaald zijn gebleven, kan het lokaal bestuur een volgende reservatie weigeren of annuleren.
Ook na drie gevallen van schade of verlies waarbij de ontlener aansprakelijk werd gesteld of bij het niet-naleven van het uitleenreglement, kan het lokaal bestuur beslissen om de vereniging voor een periode te schorsen van het aanvragen van materiaal.
Uitzonderingen op het uitleenreglement of betwistingen worden steeds beslist door het college van burgemeester en schepenen.
Contactgegevens?
Uitleendienst - Industriestraat 9 - 8920 Langemark-Poelkapelle
057/21.43.31 - uitleendienst@lp.be