Elke overheid in Vlaanderen, dus ook een gemeentebestuur, is verplicht haar burger zélf zo goed mogelijk te informeren. Dit noemen we actieve openbaarheid. Anderzijds heeft elke burger het recht om bestuursdocumenten in te kijken (inzagerecht), er een kopie van te ontvangen en uitleg te krijgen. Ook wel passieve openbaarheid genoemd. Op www.vlaanderen.be/openbaarheid vind je alle informatie over het decreet openbaarheid van bestuur. Je kan er ook online je vraag stellen.
Gemeentebestuur informeert inwoners zélf actief
De Vlaamse overheid, de provincies, gemeentebesturen, OCMW’s en andere besturen moeten je duidelijke informatie geven over hun beleid en hun dienstverlening.
Het gemeentebestuur van Langemark-Poelkapelle doet dat bijvoorbeeld met :
- de Info uit LP
- informatie- en inspraakvergaderingen
- per telefoon
- aan het loket
- via de pers
- via de gemeentelijke website
Bovendien moet elke brief de naam en het telefoonnummer vermelden van de persoon die je dossier behandelt.
Maar er is ook de passieve openbaarheid !
Misschien wil je een document van een overheid inkijken. Bijvoorbeeld een milieurapport of een dossier over de aanleg van een weg.
Dat kan, want voor de overheden in Vlaanderen geldt dat in principe alle bestuursdocumenten openbaar zijn. Je kan ze inkijken, er meer uitleg over vragen of er een kopie van krijgen.
In principe zijn alle dossiers en alle gegevens van de gemeente openbaar (tijdens de kantooruren). Hierop zijn echter uitzonderingen:
- Registers en akten van de burgerlijke stand, bevolkingsregisters, strafregister.
- Dossiers over personen en personeel.
- Een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning kan je slechts inkijken nadat de vergunning werd verleend, tenzij de wet zelf in een openbaar onderzoek voorziet.
- De inzage van een dossier kan geweigerd worden omwille van een grondige reden (bijvoorbeeld de vraag om inzage is onredelijk (teveel opzoekingwerk), de vraag werd te vaag geformuleerd of omwille van wettelijke beperkingen).
Inzagerecht betekent ook dat je tegen betaling een kopie kan vragen.
Het is ook mogelijk dat een bestuursdocument maar gedeeltelijk openbaar mag gemaakt worden. Als een bestuursdocument nog niet af is, of onvolledig, dan kan je aanvraag ook afgewezen worden. De overheid moet dan immers afwegen of er misverstanden kunnen ontstaan omdat nog niet alle informatie is opgenomen in het document. Wel moet de overheid in detail motiveren waarom ze je aanvraag afwijst.
Hoe aanvragen ?
In het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van het bestuur staat onder andere te lezen dat de aanvraag voor openbaarmaking moet voldoen aan vier formele vereisten :
- het verzoek moet schriftelijk worden ingediend
- de aanvrager moet het gewenste bestuursdocument vermelden
- de aanvrager moet zijn identiteit bekendmaken
- de aanvraag wordt gericht aan de instantie die het gewenste bestuursdocument in haar bezit heeft.
Het gemeentebestuur stelde een aanvraagformulier op, zodat alle aanvragen op een uniforme en vlotte manier verlopen. Door het invullen van het formulier worden onmiddellijk bovenstaande formele vereisten nageleefd. Op het onthaal in het gemeentehuis wordt een register met de verzoeken tot openbaarmaking bijgehouden.
Om een document te kunnen inkijken, bezorg je onderstaand aanvraagformulier in het onthaal van het gemeentehuis, Kasteelstraat 1, 8920 Langemark-Poelkapelle, info@lp.be.
Aanvraagformulier openbaarheid van bestuur
Wat gebeurt er na het invullen van het formulier ?
Het ingevulde formulier wordt bezorgd aan de gemeentelijke dienst die over het document beschikt. De aanvraag tot openbaarmaking moet uiterlijk binnen 15 kalenderdagen na registratie van de aanvraag worden beantwoord (schriftelijk of per mail). De uiteindelijke beslissing tot inwilliging van een verzoek tot openbaarmaking moet uiterlijk binnen dertig kalenderdagen na registratie worden uitgevoerd.
Meer info ?
Indien je meer informatie wenst over het decreet, de bijhorende memorie van toelichting, de omzendbrief en andere relevante documenten over het beginsel van de openbaarheid van bestuur, verwijzen we graag naar de website www.vlaanderen.be/openbaarheid.